لغة: من الفعل زود وهو تأسيس الزاد أو الطعام ، وتزود أي اتخذ زاداً ومنه الزيادة أي النمو ويعنى اضافة مواد مكتبية جديدة الى الرصيد الحالى من المواد المكتبية حيث ان الهدف من هذه العملية هو تلبية احتياجات مجتمع المكتبة الى المعلومات بالاضافة الى معالجة مواطن الضعف فى المجموعة الحالية

وهو يعنى ايضا اقتناء المزيد من المواد المكتبية من مصادرها المختلفة ووفق الاسس المحددة لاختيار هذه المواد
اصطلاحا: فيعرف في علم المكتبات والمعلومات بأنه عملية توفير أو الحصول على مصادر المعلومات المختلفة والمناسبة للمكتبة أو مركز المعلومات ولمجتمع المستفيدين منها من خلال الطرق المختلفة للتزويد كالشراء والإهداء والتبادل والإيداع ، بغرض تنمية مجموعات المكتبة وتقديم خدمات أفضل للمستفيدين .

وظائف التزويد:

1- توفير أدوات الاختيار ومراجع التزويد المناسبة لاحتياجات المكتبة أو مركز المعلومات بما في ذلك فهارس الناشرين والموزعين والببليوغرافيات وغيرها
2- إعداد السجلات الخاصة بأنشطة القسم المختلفة كسجلات الشراء والإهداء والتبادل والإيداع وسجلات الموردين وسجلات المراسلات وسجلات المالية وغيرها .
3- الإسهام بشكل جاد وفعال في عملية اختيار مصادر المعلومات بالتعاون الوثيق مع لجنة الاختيار المسؤولة وتقديم بيانات ببليوغرافية كاملة عن هذه المصادر .
4- تسلم طلبات اختيار مصادر المعلومات أو التوصيات من الجهات المختلفة وتدقيقها على فهارس المكتبة وفهارس المواد المطلوبة والسجلات المختلفة للقسم
5- اختيار الموردين وغيرهم من مصادر الشراء وإرسال أوامر التوريد ومتابعتها للحصول على المصادر المطلوبة بأفضل الطرق وأسرعها .
6- تسلم مصادر المعلومات الواردة مع مراسلاتها وفواتيرها . والتأكد من سلامة هذه المصادر ومطابقتها للمطلوب والتأكد من مطابقة الأسعار ونسب الحسم ومصاريف الشحن
مع ما هو متفق عليه .
7- مراجعة الفواتير واعتمادها للصرف وتحويلها للإدارة المالية والاحتفاظ بنسخ من هذه الفواتير وبسجلات السداد .
8- تسجيل مصادر المعلومات الواردة في السجلات الخاصة بالقسم ووضع الأختام الخاصة بملكية المكتبة أو مركز المعلومات لها .
9- تحويل الكتب والمواد المطبوعة الأخرى إلى التجليد ومتابعتها بهذا الخصوص .
10- تحويل مصادر المعلومات إلى قسم الفهرسة والتصنيف .
11- استعجال توريد الطلبات المتأخرة من مصادر المعلومات .
12- إعداد قوائم بمصادر المعلومات التي وردت حديثاً وتوزيعها على المستفيدين .
13- متابعة مصادر المعلومات نافذة الطبعة .
14- تنظيم عملية الاستهداء وتوقيع اتفاقيات التبادل .
15- الإشراف على عمليات تقييم المجموعات وتنقيتها .
16- توزيع ميزانية التزويد ، ومتابعة الإجراءات المالية المختلفة في المجال

أهداف التزويد:
حددت كثير من المصادر هذه الأهداف وبعضها أسهب وبشكل كبير في ذلك ، ولكن نذكر هنا ما تناوله غالب النوايسة في كتابه تنمية المجموعات المكتبية في المكتبات ومراكز المعلومات حيث ذكر أن سياسة تنمية المجموعات المكتبية تحقق خمسة أهداف رئيسية :
1- تحديد سمات المجموعات.
2- تدريب المسئولين فن الاختيار.
3- الالتزام بمقتضيات التخطيط السليم.
4- ترشيد توزيع ميزانية الاقتناء.
5- تفسير الاحتياجات والظروف والإجراءات.
مصادر التزويد
اولا.التبادل
هي عملية مقايضة بمصادر المعلومات مع المكتبات الأخرى , وتستخدم في ذلك المصادر المتاحة للمكتبة سواء تلك من إصداراتها أو من المؤسسة ألام التي تتبعها المكتبة أو تلك التي قل استخدامها من مصادر المكتبة أو وصلت إليها كهدايا مكررة أو غير مناسبة
اى انه
هو اتفاق او تعاقد مكتوب بين مكتبتين او اكثر يتم من خلال تقايد او تبادل المواد المكتبيه فيما بينهما
وعلى الرغم من أن التبادل يعتبر مصدرا جيدا للحصول على المواد المكتبيه إلا انه لا يمكن للمكتبات ومراكز المعلومات ان تعتمد عليه كمصدر اولى او رئيسى وتعتبر المكتبات الجامعيه من المكتبات الرائدة فى مجال التبادل
فوائد التبادل
الحصول على مواد مكتبيه لا يمكن شراؤها او الحصول عليها الا من خلال التبادل

تعانى معظم المكتبات ومراكز المعلومات من فقر فى ميزانيتها الامر الذى يجعلها تستفيد من المصادر الاخرىللتزويد كالاهداء والتبادل

يحقق التبادل التفاعل والتواصل بين المكتبات ومراكز المعلومات وحتى بين المجتمعات المختلفة
لانه توفر فرص تبادل الثقافات فيما بينهما




ثانيا الاهداء
وهو من مصادر تنمية وبناء المجموعة المكتبية حيث يهدى شخص أو هيئة أو مكتبة أخرى مصادر معلومات مجانية للمكتبة دون مقابل
تشكل الاهداءات مصدرا هاما لتنمية مقتنيات المكتبات ومراكز المعلومات ومن الخطأ النظر إلي الإهداء كمصدر ثانوي للتزويد بعد الشراء. والحقيقة أن الإهداء لا يقل أهمية عن الشراء حيث يمكن للمكتبات ومراكز المعلومات أن تحصل على أعداد كبيرة من مقتنياتها من خلاله. بل إن كثيرا من المكتبات قد طورت مجموعاتها من خلال نشاطات الإهداء التي تسهم بشكل عام في تحقيق ما يلي:
أولا : تخفيف بعض الأعباء عن ميزانية المكتبة.
ثانيا: إثراء مجموعات المكتبة وخاصة بالمواد التي يصعب شراؤها.
ثالثا: الاطلاع على الإنتاج العلمي والفكري للآخرين.
رابعا: توطيد علاقات التعاون مع الأفراد والمكتبات والمؤسسات الأخرى.
وتأتي الاهداءات من جهات متعددة ومتنوعة أهمها:
أولا: المؤلفون والمترجمون والمحققون والمحررون.....الخ
ثانيا: المؤسسات والهيئات التي لها إصدارات كالجامعات ومراكز البحوث والجمعيات والمنظمات وغيرها.
ثالثا: الوزارات والدوائر الحكومية المختلفة التي تصدر مطبوعات حكومية غالبا.
رابعا: المطابع ودور النشر وغيرها وهذا نادرا ما يحدث.
خامسا: الأشخاص الذين يحبون تقديم الهدايا للمكتبات من الكتب التي لديهم ويرغبون في التخلص منها لسبب أو لآخر وهناك أشخاص يوصون بإهداء مكتباتهم بعد وفاتهم.
سادسا: المكتبات ومراكز المعلومات غالبا ما تقوم بتقديم الهدايا لبعضها البعض.
وليس شرطا أن تقبل المكتبات ومراكز المعلومات كل ما يعرض أو يقدم لها من هدايا لان ذلك قد يسبب لها بعض المشكلات وخاصة في الحالات التالية:
¨ إذا كانت المواد المهداة تألفه أو بحاجة ماسة إلى صيانة.
¨ إذا كانت مكررة ومتوفرة لديها ولا تضيف جديدا لديها.
¨ إذا وضعت الجهات المهدية شروطا صعبة التنفيذ كأن توضع المواد المهداة في مكان مخصص باسمها أو غير ذلك.
¨ إذا كان موضوعات المواد المهداة لا تناسب تخصص أو اهتمامات المكتبة أو مركز المعلومات.
¨ إذا كانت محتويات المواد المهداة ومعلوماتها قديمة وكذلك طبعاتها.
¨ إذا كانت المجموعة المهداة تضم معلومات تتنافى مع العادات والتقاليد السائدة وتتعارض مع الأحوال الدينية والسياسية السائدة.
وعند قبول المكتبات ومراكز المعلومات للهدايا يجب عليها القيام بالإجراءات التالية:
أولا: استلام المجموعة المهداة وتسجيل اسم المهدي عليها وتاريخ الإهداء، وتسجيلها في السجلات الخاصة بالإهداء.
ثانيا: مقارنه الهدايا التي وصلت مع الرسالة المرفقة من الجهة المهدية أو مع قائمة المواد التي طلبت على سبيل الإهداء.
ثالثا: إرسال رسالة شكر مناسبة إلي الجهة المهدية.
رابعا: تحويل المادة المهداة إلي الأقسام الأخرى لمتابعة الإجراءات الفنية المطلوبة كالتجليد والفهرسة.
خامسا: إعداد إحصاءات كاملة عن سير حركة الإهداء، تبين أعداد المواد المهداة وأشكالها ومصادرها وموضوعاتها وذلك من أجل تقييم نشاطات الإهداء
ثالثا. الشراء
يعتبر الشراء هو المصدر الرئيسى لتزويد المكتبة بالمواد المكتبية وتتوقف اهمية هذا المصدر فى تنمية مقتنيات المكتبة على حجم المبالغ المخصصة لشراء المواد المكتبية

ـ الإجراءات الروتينية للشراء : ( انظر الشكل التالي )

1. الاختيار ( من قبل القسم أو المستفيدين )
2. تسجيل ناتج الاختيار ( نموذج الاقتراح )
3. التحقيق الببليوجرافي ، ويتضمن الأسئلة التالية :
أ ـ هل الكتاب موجود ؟
نعم ــــ إبلاغ طالب الكتاب
لا ــــ متابعة للسؤال التالي
ب ـ هل السعر معروف ؟
نعم ــــ متابعة للسؤال التالي
لا ــــ التأكد من السعر
ج ـ هل الميزانية تسمح ؟
نعم ــــ متابعة المرحلة التالية
لا ــــ سجل الكتب المرغوبة
4. إعداد أمر التوريد
5. إرسال أمر التوريد ـــــــ سجل الكتب المطلوبة
6. متابعة أمر التوريد

أ ـ هل الكتاب متوافر ؟
نعم ــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ سجل الكتب المرغوبة
7. تلقي الكتب
8. مراجعة الكتب الواردة ( لجنة الفحص )
أ ـ هل الكتب مطابقة ؟
نعم ـــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ إخطار المورد
ب ـ هل الوثائق كاملة ؟
نعم ـــــــ متابعة المرحلة التالية
لا ـــــــ إخطار المورد
9. مراجعة مستندات الصرف ــــ سجل الكتب الواردة
10. تحويل المستندات للحسابات
11. ختم الكتب الواردة
12. التسجيل في سجل الرصيد الدائم
13. تحويل الكتب لقسم الإعداد الفني ــ سجل الكتب قيد الإعداد
14. إخطار من طلب الكتاب

رابعا: الإيداع القانوني :
هو إيداع نسخ مجانية من مصادر المعلومات المنشورة في مكتبات معينة وغالبا ماتكون هذه المكتبات وطنية وأحيانا ما يفرض على الناشر أو الطابع أو المؤلف أو أكثر من واحد منهم معا طبقا لتشريع تصدره جهة رسمية في الدولة وذلك في مقابل حفظ حقوقهم الخاصة بتلك المصادر , كما تفرض عليهم الغرامات أحيانا عند عدم اتباعية